勤怠管理の無駄をなくすということは事務処理を簡便にする上では重要な考え方です。出勤簿に記録された出社や退社の時刻を一人一人の社員について集計し、それに基づいて給与計算や昇給、昇進などの取り扱いを行っていくというのは膨大な労力を要する作業です。集計においてはオフィスソフトが使用されるようになりましたが、その利用のために紙媒体に記載されている出勤簿の情報を手入力していくというのは大変です。多くの情報を入力しなければならない単調作業であり、ミスを生みやすいものでもあります。

勤怠管理は社員の給与に直結することからその正確性が求められるものであり、出勤簿からの入力の時点でミスが生じていては会社の信頼の問題すら生じうる事態になってしまいます。そのためにダブルチェックが行われている現場もあり、それだけ多くの人材と労力とがかけられているのが勤怠管理です。こうった状況を改善するためには入力作業をなくすという考え方が重要になります。勤怠管理情報の電子化を行って集計するということは不可欠であることから、打刻を電子化するというのが賢いアプローチとなります。

社員が打刻する時点でその情報が電子化されてしまっていれば手入力を行う必要はなくなり、業務の無駄をなくすことが可能です。さらに個人ごとの情報を自動的に表にまとめられるようにシステムを構築しておければ集計も自動化することができるため、実質上は人員を割く必要がなくなるでしょう。